Foto: z otevřených zdrojů
Naučte se používat jednu z nejúčinnějších technik stanovení priority úkolů, Eisenhowerovu matici.
Vytvoření seznamu úkolů je prvním krokem k dokončení práce. Jak ale určit, co řešit jako první, když nemáte dost času na to, abyste vše zvládli za jeden den, píše RBC-Ukraine.
Naučte se používat jednu z nejúčinnějších technik stanovení priority úkolů, Eisenhowerovu matici.
Co je to Eisenhowerova matice
Eisenhowerova matice je metoda organizace úkolů podle úrovně naléhavosti a důležitosti, která vám pomůže efektivně stanovit prioritu kritické práce.
Ačkoli Dwight D. Eisenhower, 34. prezident Spojených států, tuto metodu sám nevytvořil, byl to koncept, který použil Stephen Covey, autor knihy The 7 Habits of Extremely Effective People. Vycházel z Eisenhowerových slov, že „existují dva druhy problémů: naléhavé a důležité – naléhavé nejsou důležité a důležité nejsou nikdy naléhavé“.
Eisenhowerova matice pomáhá rozdělit úkoly do čtyř kategorií:
- Úkoly, které musí být splněny jako první.
- Úkoly, které lze naplánovat později.
- Úkoly, které by měly být delegovány.
- Úkoly, které lze smazat.
Úspěšní lidé používají tuto metodu k výraznému zvýšení své produktivity: jak to funguje Eisenhower byl prezidentem Spojených států a velmi dobře věděl, jak důležité je rozdělit všechny vládní záležitosti podle priorit (foto: Wikipedia)
Jak vytvořit Eisenhowerovu matici
Nakreslete čtverec rozdělený na čtyři části.
- Kvadrant 1: Udělejte to. První kvadrant obsahuje úkoly, které jsou naléhavé a důležité. Jedná se o úkoly, které by měly být dokončeny okamžitě, protože mají jasné důsledky a ovlivňují dlouhodobé cíle.
- Kvadrant 2: Plán. Druhý kvadrant obsahuje úkoly, které jsou důležité, ale ne naléhavé. Tyto úkoly ovlivňují vaše dlouhodobé cíle, ale nevyžadují okamžité dokončení, takže je lze naplánovat později. Používejte různé techniky řízení času, jako je Pareto nebo Pomodoro princip, které vám pomohou splnit tyto úkoly.
- Kvadrant 3: Delegát. Třetí kvadrant zahrnuje úkoly, které jsou naléhavé, ale nejsou důležité. Tyto úkoly je potřeba splnit hned, ale neovlivňují dlouhodobé cíle, takže je lze delegovat na další členy týmu.
- Kvadrant 4: Smazat. Čtvrtý kvadrant obsahuje úkoly, které nejsou ani naléhavé, ani důležité. Tyto úkoly slouží pouze jako rozptýlení a překážejí v dosahování vašich cílů, takže je lze odstranit z vašeho seznamu úkolů.
Pokud rozumíte principu této matice, pak již chápete, že potřebujete dělat pouze věci z prvních dvou kvadrantů.
Jak používat Eisenhowerovu metodu v praxi
Barevné kódování úkolů. Použijte čtyři barvy k označení úkolů podle úrovně priority:
- Zelená: Úkol s vysokou prioritou.
- Žlutá: druhá priorita.
- Modrá: třetí priorita.
- Červená: není prioritou.
Omezte počet úkolů na 10 na kvadrant. I když máte hodně úkolů, zkuste omezit počet úkolů na 10 na kvadrant. To pomůže vyhnout se přetížení a zajistit efektivní stanovení priorit.
Nejprve odstraňte nepotřebné úkoly a poté stanovte priority. Nejprve odstraňte úkoly ze čtvrtého kvadrantu, abyste uvolnili čas a zdroje pro důležité úkoly v jiných kvadrantech.